Cómo exportar tus horas a la nómina sin descuadres
El paso del control horario a la nómina es donde aparecen la mayoría de los descuadres, y casi nunca por un fallo de cálculo: el total suele ser correcto y se estropea al transferirlo. Hay tres puntos donde eso ocurre.
1. El formato: decimal, no hh:mm
Los relojes de fichaje muestran el tiempo en horas y minutos; los sistemas de nómina esperan formato decimal. Copiar 7 h 30 como 7,30 en lugar de 7,50 resta doce minutos por jornada, y en veinte jornadas son cuatro horas que no se retribuyen.
La conversión es una división entre 60, no entre 100. La tabla completa está en convertir minutos a decimal, y cualquiera de las calculadoras del sitio muestra el resultado en ambos formatos precisamente para evitar este paso.
2. Los conceptos: totalizar por separado
Un único total de horas no permite aplicar después los tratamientos que corresponden. Antes de exportar, separa como mínimo cuatro magnitudes: horas ordinarias, horas extra, horas nocturnas y horas en festivo. Cada una tiene su propio factor, y una vez sumadas ya no pueden separarse.
Si además compensas parte del exceso con descanso en lugar de retribuirlo, ese tramo va en un quinto grupo y se registra en el banco de horas, no en el total retribuido del mes.
3. El periodo: que coincida con el de liquidación
El total debe cubrir exactamente el periodo que liquida la nómina. Si la nómina va del 1 al 30 y tu parte va del 26 al 25, las cifras no coincidirán nunca aunque ambas sean correctas. Lo mismo ocurre con las liquidaciones quincenales, donde la segunda quincena tiene entre 13 y 16 días según el mes.
Comprobaciones antes de enviar
- ¿El total está en decimal y no en hh:mm?
- ¿Las pausas están descontadas una sola vez, y no dos si el fichaje ya las registra?
- ¿Los conceptos van separados, o se han sumado en un único número?
- ¿El periodo coincide con el de la nómina?
- ¿El redondeo se ha aplicado una vez al final y no jornada a jornada?
Ese último punto se desarrolla en la guía sobre redondeo de fichajes, que explica cuánto puede desviar el total mensual si se redondea en cada marca.
Si el total no cuadra
Rehaz el cálculo en minutos: convierte cada jornada, suma y divide entre 60 una sola vez. Si esa cifra coincide con la del sistema, el problema está en el formato o en el periodo; si no coincide, está en los datos de entrada. Es la comprobación más rápida y no depende de ninguna herramienta. El procedimiento completo está en cómo calcular las horas trabajadas.
Cómo se calcula, paso a paso
La calculadora resuelve la operación por ti, pero conviene saber de dónde sale el resultado para poder comprobarlo a mano cuando algo no cuadra.
- Convierte la hora de entrada y la de salida a minutos desde medianoche. Ejemplo: 09:00 → 540 minutos (9 × 60); 17:30 → 1.050 minutos (17 × 60 + 30).
- Resta la entrada de la salida: 1.050 − 540 = 510 minutos brutos.
- Resta el descanso en minutos. Con una pausa de 60 minutos: 510 − 60 = 450 minutos netos.
- Vuelve a horas y minutos dividiendo entre 60: 450 ÷ 60 = 7, resto 30 → 7 h 30.
- Para la nómina, convierte a decimal dividiendo los minutos entre 60: 30 ÷ 60 = 0,50 → 7,50 h.
Ejemplos resueltos
Jornadas habituales con la pausa ya descontada. La columna decimal es la que piden la mayoría de los programas de nómina.
| Entrada | Salida | Pausa | Total (hh:mm) | Decimal |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | 17:00 | 60 min | 7 h 00 | 7,00 |
| 09:00 | 17:30 | 30 min | 8 h 00 | 8,00 |
| 08:00 | 16:00 | 30 min | 7 h 30 | 7,50 |
| 08:30 | 18:00 | 60 min | 8 h 30 | 8,50 |
| 14:00 | 22:00 | 20 min | 7 h 40 | 7,67 |
| 22:00 | 06:00 | 45 min | 7 h 15 | 7,25 |
El turno de 22:00 a 06:00 cruza la medianoche: la calculadora lo detecta y suma 24 horas automáticamente en lugar de devolver un resultado negativo.
Tabla de minutos a decimal
Para pasar minutos a decimal se dividen entre 60. Esta es la conversión que evita el error más frecuente en nóminas: anotar 7,30 cuando el resultado real es 7 h 30, que en decimal son 7,50.
| Minutos | Decimal exacto | Redondeado |
|---|---|---|
| 5 min | 0,0833 | 0,08 |
| 10 min | 0,1667 | 0,17 |
| 15 min | 0,2500 | 0,25 |
| 20 min | 0,3333 | 0,33 |
| 25 min | 0,4167 | 0,42 |
| 30 min | 0,5000 | 0,50 |
| 35 min | 0,5833 | 0,58 |
| 40 min | 0,6667 | 0,67 |
| 45 min | 0,7500 | 0,75 |
| 50 min | 0,8333 | 0,83 |
| 55 min | 0,9167 | 0,92 |
| 60 min | 1,0000 | 1,00 |
Errores frecuentes que descuadran el total
- Restar los minutos como si fueran decimales. 17,30 − 9,00 no es 8,30: el reloj es base 60, no base 100.
- Olvidar descontar la pausa. Una pausa de 30 minutos diaria son unas 11 horas al mes en una jornada de 5 días.
- Anotar 7,30 en la nómina cuando el resultado es 7 h 30. En decimal son 7,50 h, una diferencia de 12 minutos por día.
A tener en cuenta
- Cuando la salida es anterior a la entrada, la calculadora asume que el turno cruza la medianoche y suma 24 horas.
- Si la pausa supera la duración del turno, el resultado sería negativo: la herramienta lo señala como error en lugar de mostrar un número sin sentido.
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