Calcular horas en Excel: fórmulas, formatos y errores típicos
Excel calcula horas muy bien — si conoces cuatro fórmulas y dos trampas. Todo lo demás se deriva de aquí. (Los nombres de función corresponden a Excel en español; en la versión en inglés, RESIDUO es MOD y SUMA es SUM.)
1. La diferencia entre dos horas: =B2-A2
Entrada en A2 (08:30), salida en B2 (17:00): =B2-A2 muestra 8:30. Para descontar un descanso escrito en C2: =B2-A2-C2. Las celdas deben tener formato de Hora.
2. La trampa de los totales: el formato [h]:mm
¿Una suma =SUMA(D2:D6) que debería dar 35:00 muestra 11:00? Con el formato estándar, Excel « reinicia » cada 24 h. Solución: Formato de celdas → Personalizado → [h]:mm. Los corchetes permiten mostrar más de 24 horas acumuladas.
3. Turnos de noche: =RESIDUO(B2-A2;1)
Con 22:00 → 06:00, =B2-A2 falla (valor negativo). La fórmula =RESIDUO(B2-A2;1) suma 24 h automáticamente cuando hace falta y muestra 8:00 — y funciona igual con horarios diurnos, así que puede usarse siempre. Es la misma lógica « +24 » del cálculo manual (« Calcular horas nocturnas »).
4. Pasar a decimal: multiplicar por 24
Excel guarda las horas como fracción del día: 7:30 vale 0,3125 internamente. Para obtener el decimal de nómina: =(B2-A2)*24, con la celda de resultado en formato Número (no Hora) → 7,50. La tabla de correspondencia manual está en « Convertir minutos a decimal ».
Ejemplo completo: hoja semanal
| A (entrada) | B (salida) | C (descanso) | D (horas) | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 08:30 | 17:00 | 1:00 | =RESIDUO(B2-A2;1)-C2 |
| … | … | … | … | … |
| 7 | Total [h]:mm | =SUMA(D2:D6) | ||
| 8 | Total decimal | =D7*24 | ||
Este esqueleto basta para un registro fiable; la versión organizada (columnas, redondeos, firma) está en « Plantilla de control horario ». Para comprobar una jornada suelta sin abrir Excel, la calculadora online da duración + decimal en una sola entrada.